Bourg-en-Bresse, Service des Archives municipales (Ain, France).

• Municipal

Créé en septembre 1998, le service des Archives municipales collecte, classe, conserve et communique les documents de l’histoire burgienne.

Code général des collectivités territoriales.
Code du patrimoine.
Loi du 16 juillet 2008 sur les archives.

Le service des Archives municipales est rattaché à la direction de l’Administration générale au sein de la ville de Bourg-en-Bresse.

Les archives courantes restent dans les bureaux.

Les archives intermédiaires restent à proximité des services municipaux si leur délai de conservation est inférieur à 10 ans. Elles sont versées pour conservation temporaire si ce délai dépasse 10 ans.

Concernant la politique de collecte, les Archives municipales sont chargées de collecter les archives des autres services de la mairie et de tous les services publics dépendants de la mairie. Pour faciliter leur travail, les Archives municipales ont mis en place un plan d’archivage annuel qui sélectionne environ une douzaine de services par an. Une formation à l’archivage est alors dispensée auprès de ces services pour aider à préparer les versements. Les tableaux de gestion des documents sont consultables dans l’intranet mairie. Enfin, une fiche de procédure et le modèle du bordereau de versement sont à disposition des services.

Ne disposant pas de locaux assez grands et aux normes pour accueillir la totalité de leurs archives, le fonds des Archives municipales est conservé pour moitié dans les magasins de l’Hôtel de Ville et pour l’autre moitié dans les magasins des Archives départementales de l’Ain par convention temporaire jusqu’en 2021.

Des travaux se poursuivent en 2020 à l’Hôtel de Ville pour que ce dernier puisse accueillir la totalité du fonds des Archives municipales d’ici fin 2021.

Issu des versements des différents services municipaux, de dons ou d’achats familiaux, associatifs ou d’entreprises, le fonds se compose aujourd’hui de 2 700 mètres linéaires d’archives, du 13ème siècle à nos jours : registres, chartes, délibérations, plans, photographies, cartes postales… de nombreuses ressources sont à disposition du public.

Le fonds ancien représente 70 mètres linéaires de 1250 à 1789.
Le fonds moderne représente 223 mètres linéaires de 1790 à 1940.
Le fonds contemporain représente 2 055 mètres linéaires de 1940 à nos jours.
Les fonds spéciaux (fonds privés, fonds photographique, fonds audiovisuel, dossiers documentaires et bibliothèque) représentent 263 mètres linéaires de toutes époques.

Le service des Archives municipales est chargé réglementairement de conserver les fonds des établissements publics à caractère communal. C’est pourquoi, il conserve le fonds du Centre hospitalier de Bourg-en-Bresse ainsi que celui du Théâtre, de la MJC, d’Ainterexpo…

Actuellement, 56% du fonds est classé et répertorié dans un logiciel d’archives et consultable en ligne. Les répertoires numériques détaillés et les bordereaux de versements sont aussi générés au format pdf et consultables dans cette base en ligne : Archives municipales de Bourg-en-Bresse
Pour la partie non encore classée, les archivistes ne disposent que de listes papier sommaires.

L’accueil physique et téléphonique se fait le mardi et mercredi de 8h30 à 12h, et le jeudi de 13h30 à 17h, ou sur rendez-vous.

Les documents se trouvant sur deux sites différents, il est nécessaire de contacter le service des Archives municipales pour savoir où se trouve le fonds recherché.
Toute personne peut obtenir communication des documents conservés par la collectivité dans le respect de la réglementation en vigueur sur la communicabilité des archives publiques (articles L. 213-1 à L. 213-3, L. 213-5, L. 213-6 et L. 213-8 du Code du patrimoine) ou des conditions émises par les donateurs ou déposants d’archives privées.
Toute personne désireuse de consulter les archives communales doit produire une pièce officielle d’identité comportant une photographie.
La consultation des documents s’effectue obligatoirement sur place. Elle est gratuite. Il n’est consenti aucun prêt à domicile de documents d’archives.
La consultation se fait sur rendez-vous aux heures d’ouverture de la mairie.
Les lecteurs doivent veiller à ce que les documents communiqués ne subissent aucun dommage, dégradation ou altération par leur fait ou leur négligence.

La consultation des documents se fait, selon les fonds, soit au bureau des Archives municipales au premier étage de l’Hôtel de Ville accessible aux personnes à mobilité réduite grâce à un ascenseur, soit en salle de lecture des Archives départementales de l’Ain accessible aussi aux personnes à mobilité réduite.

Les Archives départementales de l’Ain ont un parking.

Au Service des Archives municipales à l’Hôtel de Ville, il est possible de :

• demander conseil aux archivistes ;
• demander par mél, par téléphone ou par lettre de faire des recherches de sources ;
• consulter en ligne les fonds d’archives ;
• consulter le catalogue en ligne de la bibliothèque historique.

Au Service des Archives municipales de l’Hôtel de Ville, il est possible de :

• demander gratuitement des photocopies de documents ;
• faire ses propres copies numériques avec son appareil photo ;
• demander gratuitement la numérisation de documents et de les enregistrer sur sa clé USB.

A distance, il est possible de :

• télécharger gratuitement et en haute définition les images et pages des registres de la base en ligne des Archives Municipales de Bourg-en-Bresse.

Le service des Archives municipales dispose d’une salle de lecture à l’Hôtel de Ville accessible aux heures d’ouverture ou sur rendez-vous.

Un distributeur de boissons est à disposition au rez-de-chaussée de l’Hôtel de Ville.

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Bourg-en-Bresse, Mairie de (Ain, France). Service des Archives municipales.

Norme ISDIAH (Norme internationale pour la description des institutions de conservation des archives), 1ère édition, 2008.
AFNOR NF Z 44-060, décembre 1996, Catalogue d’auteurs et d’anonymes : forme et structure des vedettes des collectivités auteur.
AFNOR NF Z 44-081, septembre 1993, Catalogage des documents cartographiques : forme et structure des vedettes noms géographiques.
Norme ISO 8601:2004 Éléments de données et formats d’échange -- Échange d’information -- Représentation de la date et de l’heure.

Final

Full

2020-01-30 [ISO 8601] première rédaction

• French

• Latin

Service des Archives municipales.
Base en ligne : Archives municipales de Bourg-en-Bresse

Notice d’autorité élaborée par Marie-Laëtitia Tipy, étudiante en Master 1 Archives à l’université Jean Moulin Lyon III, sous la direction d’Elisabeth ROUX, responsable du service des Archives municipales de Bourg-en-Bresse (Bourg-en-Bresse, Ain).