Zone d'identification
Code de référence
Intitulé
Date(s)
- 1579-2018 (Production)
Niveau de description
Importance matérielle et support
• 0,1 ml d’archives anciennes (antérieures à 1790) ;
• 5,10 ml d’archives modernes (1790-1982) ;
• 26,61 ml d’archives contemporaines (postérieures à 1983) ;
Zone du contexte
Nom du producteur
Histoire administrative
Institution de conservation
Histoire archivistique
Une instruction préfectorale datée du 7 avril 1942 ordonne la recherche des arrêtés et circulaires dépourvus d’utilité et leur transmission en vue de la récupération du papier. Le 22 mai 1945, une seconde instruction préfectorale ordonne la « mobilisation des vieux papiers dans les administrations publiques ». Cette circulaire s’accompagne d’une liste des documents à conserver. Les archives pouvant être livrées sont notamment :
• tableaux de recensement de plus de 60 ans ;
• listes électorales postérieures à 1850 (échantillonnage 1 année sur 10) ;
• rôles d’imposition (échantillonnage 1 année sur 10) ;
• documents de la conscription postérieurs à 1818.
Si ces instructions ont été suivies, cela peut expliquer les lacunes constatées.
En 2006 et 2010, deux interventions du service archives du Centre de gestion de l’Ain ont lieu pour le classement et la mise à jour du fonds communal.
En 2018, une nouvelle intervention pour la mise à jour du système d’archivage est effectuée.
Modalités d'entrée
Zone du contenu et de la structure
Présentation du contenu
Évaluation, élimination et calendrier de conservation
Lors du premier classement par le Centre de gestion de l'Ain en 2006, 2,94 ml de documents sont éliminés. En 2010, 2,09 ml sont éliminés. En 2018, 2,67 ml de documents sont éliminés et 9,30 ml ont été ajoutés au fonds communal.
Les bordereaux d’élimination dressés en triple exemplaire sont conservés par la commune, le Centre de gestion et les Archives départementales.
Accroissements
Mode de classement
Les archives communales anciennes et modernes sont classées suivant le règlement de 1926. Le fonds ancien regroupe les documents antérieurs à 1790 et le fonds moderne comprend les documents de 1790 à 1982.Afin de simplifier le classement et compte tenu du volume conservé, l’archiviste a choisi de baser le classement et la cotation des archives modernes selon les séries sans tenir compte des sous-séries.
Conformément à la circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983, les documents postérieurs à 1982 sont classés en série dite « W » et regroupés par domaine de compétence.
Zone des conditions d'accès et d'utilisation
Conditions d’accès
Conditions de reproduction
Langue des documents
- français
Écriture des documents
- latin
Notes sur la langue et l'écriture
Caractéristiques matérielle et contraintes techniques
Instruments de recherche
Zone des sources complémentaires
Existence et lieu de conservation des originaux
Existence et lieu de conservation des copies
Unités de description associées
Notamment
Série O Administration communale
Descriptions reliés
Zone des notes
Identifiant(s) alternatif(s)
Points d'accès
Points d'accès sujets
Points d'accès lieux
Points d'accès Noms
- Chanay (Ain, France) (Producteur)
Zone du contrôle de la description
Identifiant de la description
Identifiant du service responsable de la description
Règles et/ou conventions utilisées
AFNOR NF Z 44-060, décembre 1996, Catalogue d’auteurs et d’anonymes : forme et structure des vedettes des collectivités auteur.
AFNOR NF Z 44-081, septembre 1993, Catalogage des documents cartographiques : forme et structure des vedettes noms géographiques.
Norme ISO 8601:2004 Éléments de données et formats d’échange -- Échange d’information -- Représentation de la date et de l’heure.
Niveau d'élaboration
Niveau de détail
Dates de production, de révision, de suppression
Langue(s)
- français
Écriture(s)
- latin