Zone d'identification
Cote
Titre
Date(s)
- 1669-2020 (Production)
Niveau de description
Fonds
Étendue matérielle et support
Le fonds classé représente 174,46 mètres linéaires (ml) répartis comme suit (volume relevé en 2023) :
• 23,09 ml d’archives modernes (1790-1982) ;
• 67,28 ml d’archives contemporaines (postérieures à 1983) classées ;
• 84,09 ml d’archives intermédiaires (série W continu).
Zone du contexte
Nom du producteur
Histoire archivistique
En 1845, la municipalité acquière un placard pour y conserver les archives communales.
En 1867 est dressé l’inventaire des archives communales et du mobilier de la mairie [1]. Dans cet inventaire, il est fait mention que le premier registre des délibérations du Conseil municipal est « en mauvais état, détérioré par l’humidité, rempli à moitié seulement. Certains feuillets se détachent. ».
Le Centre de gestion intervient depuis 1997 pour le classement des archives communales. Les archives communales ont fait l’objet d’un premier classement en 1998 par le service Archives du Centre de gestion de l’Ain. Les archives contemporaines ont alors été classées en série « W continu ». Les archives modernes classées représentent 28,57 ml.
Les archives contemporaines ont fait l’objet d’un premier classement en 2010 par le service Archives du Centre de gestion (CDG) de l’Ain. Un premier travail de refoulement, de rangement et de mise en place d’espaces réservés a été effectué :
• espace des archives définitives pour abriter les documents à conserver définitivement. Le traitement des archives porte sur l’épuration des dossiers (retrait des doublons, de la documentation, de textes officiels périmés, de documents préparatoires, etc.), la datation, l’analyse, le conditionnement, la cotation selon le cadre règlementaire des archives communales. A l’issue de cette opération, est rédigé un répertoire numérique détaillé accompagné d’un index.
• espace de pré-archivage pour conserver les archives intermédiaires déposées par les services municipaux.
Cette intervention a également permis le classement de 15,56 mètres linéaires (ml) d’archives relatives à l’administration générale, aux finances et aux élections.
En 2011, une nouvelle intervention du CDG 01 a eu lieu, consistant en le traitement de 21,43 ml d’archives réparties comme suit :
• classement de 14,01 ml d’archives du service finances (exercices 1993 à 2009) et relatives aux ressources humaines (dossiers nominatifs, rémunération et traitement, gestion du personnel) ;
• récolement général des archives intermédiaires ;
• élimination d’archives.
En 2012, la commune a de nouveau fait appel au service Archives du CDG 01 pour procéder à la mise à jour de ce système d’archivage. L’intervention a porté sur le classement des archives relatives aux travaux antérieurs à 2001 : 7,09 ml.
En 2017, en prévision de l’intervention pour le classement du fonds communal, des éliminations sont opérées par l’archiviste du Centre de gestion de l’Ain.
En 2019, une intervention du Centre de gestion est programmée pour la mise à jour du classement des archives des services municipaux déjà classés et le classement des services État civil/services à la population et Affaires scolaires. Au cours de cette opération, 35,71 ml de documents sont conservés.
En 2021-2022, une intervention du Centre de gestion est programmée pour le classement du service Urbanisme. Au cours de cette opération, 27,99 ml de documents sont conservés.
En début d’année 2023, un nouveau local archives est aménagé en rez-de-chaussée dans un garage municipal et équipé de rayonnages mobiles.
Cette même année, une nouvelle intervention du Centre de gestion est programmée pour le classement du service CCAS/Aide sociale et la mise à jour du classement du fonds moderne (corrections, reprise des analyses, reconditionnement, etc.). Au cours de cette opération,24,34 ml sont conservés.
Lors de cette intervention, l’archiviste du CDG 01 a relevé l’absence de certaines cotes/boîtes répertoriés en 1998 :
• une liasse de pièces anciennes cotées II1 ;
• trois registres des délibérations du Conseil municipal cotés D7-8 et D11 ;
• une boîte concernant la construction de 3 logements au village cotée M25 ;
• un registre de la comptabilité de la fabrique d’église coté P2 ;
• une boîte concernant l’élaboration du POS (plan d’occupation des sols) cotée T58.
En 2023, l’intervention du Centre de gestion a également permis la restitution aux Archives départementales de documents n’appartenant pas au fonds communal : 0,15 ml du fonds de la fabrique d’église (1825-1920).
[1] Conservé sous la cote D19. Un premier inventaire a été dressé en 1845 il n’a pas retrouvé lors des interventions de classement successives du CDG 01.
Source immédiate d'acquisition ou de transfert
Zone du contenu et de la structure
Portée et contenu
• Fonds ancien
Les registres paroissiaux de la commune ont été déposés aux Archives départementales de l’Ain en 2023. La commune conserve également quelques pièces d’Ancien régime concernant des particuliers (II1) mais dont la boite n’a pas été retrouvée lors de l’intervention de 2023 du CDG 01.
• Fonds moderne
Le fonds moderne s’avère assez bien conservé.
En série D, les registres des délibérations du Conseil municipal sont conservés depuis1790 (D1-11). La collection des registres d’état civil est complète. En série F, les recensements de la population sont conservés depuis 1806, ce qui est plutôt rare dans les communes du département ; les statistiques agricoles semblent également complets. Les documents relatifs au cadastre napoléonien, conservés en série G, semblent bien conservés.
En série H, on dispose de quelques documents de la conscription antérieure à 1815 (H1) ainsi que des listes de recensement militaire depuis la loi de 1818 (H2-3). Aucun tableau de recensement des chevaux et voitures susceptibles d’être requis n’a été conservé et pareillement sur la garde nationale. En revanche, on trouve une liasse concernant les sapeurs-pompiers (H11) ainsi que quelques documents relatifs aux guerres sont conservés. La série I nous renseigne sur la police, les mœurs et l’hygiène notamment les vaccinations des enfants scolarisés. En série K, les listes électorales sont conservées depuis 1831 et les opérations de vote des élections politiques le sont depuis l’an XI (1803). En série L, les budgets et comptes de la commune ne remontent qu’à 1913.
Les dossiers sur les bâtiments et biens communaux ainsi que sur les travaux publics classés en série M, N et O sont plutôt bien conservés et on y trouve quelques plans. En série Q, on trouve les documents du bureau d’aide sociale, le bureau d’assistance et des aides obligatoires. Les archives concernant l’instruction publique, conservées en série R, sont peu nombreuses. En série S, la commune conserve quelques archives relatives à la société d’assurances mutuelles contre la mortalité du bétail de Saint-Denis (S1-2). En série T, les permis de construire constituent une collection complète depuis 1951 (T8-57).
• Fonds contemporain
Les archives contemporaines semblent complètes et concernent toutes les séries .
Évaluation, élimination et calendrier de conservation
Depuis 1997, l’ensemble de ces interventions du service Archives du CDG 01 ont permis l’élimination de 165,94 ml d’archives dépourvues d’utilité administrative et d’intérêt scientifique.
Les bordereaux d’élimination dressés en triple exemplaire sont conservés par la commune, le Centre de gestion et les Archives départementales.
Accroissements
Mode de classement
Les archives communales anciennes et modernes sont classées suivant le règlement du 31 décembre 1926. Le fonds ancien regroupe les documents antérieurs à 1790 et le fonds moderne comprend les documents de 1790 à 1982. Afin de simplifier le classement et compte tenu du volume conservé, l’archiviste a choisi de baser le classement et la cotation des archives modernes selon les séries sans tenir compte des sous-séries.
Conformément à la circulaire AD 83-1 du 8 mars 1983, les documents postérieurs à 1982 sont classés en série dite « W » et regroupés par domaine de compétence.
Zone des conditions d'accès et d'utilisation
Conditions d’accès
La consultation des archives publiques est réglementée par les articles L. 213-1 à L. 213-3, L. 213-5, L. 213-6 et L. 213-8 du Code du patrimoine.
Conditions de reproduction
Langue des documents
- français
Écriture des documents
- latin
Notes de langue et graphie
Caractéristiques matérielle et contraintes techniques
Pour les documents communicables, le très mauvais état matériel de certains documents peut empêcher leur libre consultation.
Instruments de recherche
DUPASQUIER Jérôme, MERCIER (Jean-Charles Mercier), complété et mis à jour par ESCOFFIER Blandine, Service Archives du Centre de gestion de l’Ain, Commune de Saint-Denis-lès-Bourg. Inventaire des archives (1669-2020), Péronnas : CDG 01 : 1998, 2003, 2010-2012, 2019 et 2021-2023
Zone des sources complémentaires
Existence et lieu de conservation des originaux
En juin 2010, la commune transmet aux Archives départementales de l’Ain deux boîtes, cotées R1-2 en 1998, contenant des registres matricule et d’appel de l’école ainsi que quelques autres documents relevant du fonds de l’école primaire de la commune.
En mars 2023, la commune dépose ses registres paroissiaux et d’état-civil (1662-1902) aux Archives départementales de l’Ain.
Existence et lieu de conservation des copies
Unités de description associées
Zone des notes
Identifiant(s) alternatif(s)
Mots-clés
Mots-clés - Sujets
Mots-clés - Lieux
Mots-clés - Noms
Mots-clés - Genre
Zone du contrôle de la description
Identifiant de la description
Identifiant du service d'archives
Règles et/ou conventions utilisées
Norme ISAD(G), norme générale et internationale de description archivistique, 2e édition, 2000.
AFNOR NF Z 44-060, décembre 1996, Catalogue d’auteurs et d’anonymes : forme et structure des vedettes des collectivités auteur.
AFNOR NF Z 44-081, septembre 1993, Catalogage des documents cartographiques : forme et structure des vedettes noms géographiques.
Norme ISO 8601:2004 Éléments de données et formats d’échange -- Échange d’information -- Représentation de la date et de l’heure.
Statut
Ébauche
Niveau de détail
Complet
Dates de production, de révision, de suppression
2024-01-05 [ISO 8601] première rédaction
Langue(s)
- français
Écriture(s)
- latin
Sources
Note de l'archiviste
Notice élaborée par Blandine Escoffier, Centre de gestion de la fonction publique territoriale (Péronnas, Ain).